BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur bekerja sama dengan Biro Teknologi Informasi (TI) menyelenggarakan sosialisasi platform kolaborasi BPK dalam rangka meningkatkan kinerja pemeriksaan dan non pemeriksaan. Sosialisasi yang diselenggarakan pada Selasa, 12 Mei 2015 ini diikuti oleh seluruh pegawai pemeriksa dan non-pemeriksa di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Acara yang bertempat di auditorium BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur ini bertujuan untuk memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai pengumuman dari Kepala Biro Teknologi Informasi tentang platform kolaborasi yang diperkenalkan melalui jaringan intranet BPK pada tanggal 30 Desember 2014. Hadir sebagai pembicara adalah Yusuf Efendi Kusuma dan Aris Irwanto dari Biro TI.
Acara sosialisasi dibuka oleh Kepala Sekretariat Perwakilan, Joko Agus Setyono. Dalam kesempatan tersebut, beliau menyampaikan bahwa diharapkan pada masa mendatang BPK tidak lagi banyak menggunakan dokumen berwujud kertas dalam kegiatan pemeriksaan maupun penunjang perkantoran lainnya, tetapi berubah memanfaatkan produk teknologi informasi melalui platform kolaborasi ini sesuai konsep green office.
Selanjutnya pembicara pertama, Yusuf Efendi Kusuma, memaparkan latar belakang penerapan platform kolaborasi BPK. BPK selama ini mempunyai + 30 aplikasi dengan platform beragam. Aplikasi-aplikasi tersebut disusun sesuai permintaan dan kebutuhan saat itu. Dari situ muncul beberapa permasalahan seperti database yang terpisah-pisah dan proses log-in yang tidak standar. Selain itu, pertukaran informasi antar pegawai/pemeriksa dirasa kurang aman karena proses pertukaran informasinya terjadi melalui aplikasi yang tidak dikelola langsung oleh BPK.
Berdasarkan hal tersebut, pimpinan di kantor pusat memutuskan untuk menyusun suatu platform yang menyatukan beragam aplikasi tersebut melalui jaringan yang dikelola langsung oleh BPK. Platform ini, yang disebut dengan platform kolaborasi BPK, terdiri dari empat komponen pokok, yaitu:
- Email BPK : layanan surat elektronik (email) resmi BPK sesuai dengan nota dinas Sekretaris Jenderal BPK RI nomor 1095 tanggal 31 Desember 2014 tentang kewajiban penggunaan email resmi BPK untuk keperluan kedinasan.
- eDrive BPK : fasilitas ini disediakan untuk memudahkan pengguna menyimpan file dinasnya agar bisa diakses dari komputer manapun yang punya akses ke Internet.
- Internal Chat : layanan chat (obrolan) pegawai BPK dengan memanfaatkan akun email. Dengan fitur chat ini, para pegawai tetap bisa berdiskusi, baik dengan satu orang ataupun berkelompok, dengan melibatkan banyak satker yang terpisah jarak. Walaupun perjalanan dinas dibatasi, namun komunikasi tetap bisa dilakukan kapan saja, dimana saja, dan menggunakan banyak perangkat. Saat ini, chat untuk seluruh pegawai baru dibuka untuk text dan suara. Beberapa user bisa memanfaatkan fitur lebihnya, yaitu video conference.
- Portal (Team Site) : sejenis media sosial/blog untuk berbagi artikel dan saling mengisi konten dengan sesama tim.
Selanjutnya, peserta sosialisasi dipandu untuk melakukan setting email BPK di gawai (gadget) masing-masing. Dengan demikian, email mereka bisa dipantau dan digunakan kapanpun tanpa melalui komputer kantor.
Pembicara kedua, Aris Irwanto, memperkenalkan layanan eDrive BPK. Melalui layanan ini, pegawai BPK dapat saling berbagi file yang diperlukan tanpa melalui media perangkat keras seperti CD, flashdisk, atau harddisk eksternal. Layanan ini bisa diakses oleh seluruh pegawai BPK dimanapun selama PC, laptop, atau perangkat tablet yang digunakan terhubung dengan internet.
Untuk lebih memahami platform kolaborasi, pegawai BPK dapat mengunjungi website berikut : ilmu.bpk.go.id atau portal.bpk.go.id/sites/kolaborasi
